Handleiding Veggiesweetshop

1. Inloggen op het beheer

Het beheer van de webshop draait op WordPress met WooCommerce. Ga naar deze link en log in met jullie persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.

Na het inloggen kom je in het Dashboard. Aan de linkerkant zie je een menu met onder andere Berichten, Pagina's, Producten, Bestellingen en Instellingen. Daar gebeurt al het dagelijks werk.

2. Tekst op een pagina wijzigen

Voor pagina's als Over ons, Contact, Veelgestelde vragen, Allergeneninformatie en Verzending en Retour ga je naar Pagina's in het menu.

Stap voor stap

1. Klik in het linkermenu op Pagina's.
2. Zoek de pagina die je wilt wijzigen en klik op de titel.
3. Bovenin verschijnt een knop met daarop "Bewerken met Elementor". Klik daarop voor de visuele bewerker.
4. In Elementor klik je op de tekst die je wilt wijzigen. Aan de linkerkant verschijnen de instellingen.
5. Pas de tekst aan in het tekstvak. De wijziging is meteen zichtbaar in het rechter voorbeeld.
6. Klik rechtsonder op Bijwerken om de wijziging op te slaan.

3. Producten beheren

Alles wat met producten te maken heeft staat onder Producten in het linkermenu.

Een bestaand product wijzigen

1. Klik op Producten in het menu.
2. Zoek het product (gebruik eventueel het zoekvak rechtsboven of filter op categorie).
3. Klik op de productnaam.
4. Wijzig de productnaam, beschrijving, prijs, voorraadstatus of categorieen.
5. Klik rechtsboven op Bijwerken.

Een nieuw product toevoegen

1. Klik op Producten en daarna op Nieuw toevoegen.
2. Vul de productnaam in (bijvoorbeeld: Aardbei Spek Skulls).
3. Schrijf een korte beschrijving in het bovenste tekstvak (één of twee zinnen).
4. Schrijf onderaan in de lange beschrijving de uitgebreide informatie met ingredienten en voedingswaarde.
5. Aan de rechterkant: kies of het een Simpel product of Variabel product is.
   • Simpel = vast formaat, één prijs (bijvoorbeeld een lolly per stuk).
   • Variabel = meerdere maten zoals 200g, 400g, 700g en 1 kilo met elk een eigen prijs.
6. Voor variabele producten ga je naar het tabblad Attributen, selecteert Verpakking, kruist de maten aan en klikt op Variaties aanmaken. Per variant vul je dan de prijs in.
7. Voeg een productfoto toe via Productafbeelding aan de rechterkant.
8. Selecteer de juiste categorieen (bijvoorbeeld Mix-zakken, Vegan).
9. Klik op Publiceren om het product live te zetten.

4. Voorraad en levertijd

Voorraadstatus instellen

Per product kun je instellen of het op voorraad is of niet. Voor jullie shop is dat eenvoudig:

1. Open het product zoals beschreven in stap 3.
2. Scroll naar onderen bij Productgegevens en klik op het tabblad Voorraad.
3. Bij Voorraadstatus kies je:
   • Op voorraad — klanten kunnen het product bestellen.
   • Uitverkocht — klanten zien "Niet op voorraad" en kunnen niet bestellen.
   • In bestelling — bij een nabestelling met levertijd, alleen gebruiken als jullie het echt gaan leveren.
4. Klik op Bijwerken rechtsboven.

Standaard levertijd

De standaard levertijd voor producten op voorraad is 1 tot 2 werkdagen via PostNL. Bestellingen die voor 16:00 binnenkomen op werkdagen worden dezelfde dag verstuurd, mits de producten op voorraad zijn.

Voor de ambachtelijke puntzakjes (die jullie zelf vullen) is de levertijd 3 tot 5 werkdagen vanwege het handmatige vouw- en vulwerk.

5. Orders afhandelen

Order binnenkomen

Zodra een klant bestelt en betaalt, krijgen jullie automatisch een e-mail op info@veggiesweetshop.nl met de bestelgegevens. De order verschijnt ook in het beheer onder Bestellingen.

De order verwerken

1. Klik in het linkermenu op WooCommerce → Bestellingen.
2. Klik op de bestelling die je wilt afhandelen.
3. Bekijk de besteltabel met producten, aantal en afleveradres.
4. Verzamel de producten uit voorraad en pak de zending in.
5. Plak het PostNL-verzendlabel op het pakket.
6. Wijzig in het beheer de orderstatus van In behandeling naar Verwerkt (of direct naar Afgewerkt als de zending de deur uitgaat).
7. Klik op Bijwerken. De klant krijgt automatisch een e-mailbevestiging met de nieuwe status.

Track and trace toevoegen (optioneel)

Wil je een track-and-trace nummer aan de klant doorgeven, schrijf die in het notitieveld op de orderpagina en kies Notitie naar klant. De klant krijgt de notitie per mail.

Order statussen die je tegenkomt

• In behandeling — betaling ontvangen, wachten op verzending.
• Verwerkt — order is verpakt en wordt klaargemaakt voor verzending.
• Afgewerkt — order is verzonden, klaar.
• Geannuleerd — klant of jullie hebben de order ingetrokken.
• Terugbetaald — geld is teruggestort via WooPayments.

6. Betalingen bekijken via WooPayments

Alle betalingen lopen via WooPayments (Stripe). Het overzicht vind je in WordPress zelf.

Transacties bekijken

1. Ga naar WooPayments in het linkermenu.
2. Klik op Betalingen → Transacties.
3. Hier zie je alle inkomende betalingen, betalingen die in behandeling zijn en eventuele terugboekingen.

Uitbetalingen naar jullie bankrekening

1. Klik op WooPayments → Uitbetalingen.
2. Daar zie je wanneer er bedragen naar de bankrekening van Veggiesweetshop (NL44 INGB 0117 228966) zijn overgemaakt.
3. Uitbetalingen volgen het Stripe-schema: doorgaans 5 tot 7 werkdagen na de eerste betaling, daarna ongeveer iedere 2 werkdagen.

Geld terugstorten aan een klant

1. Open de bestelling onder WooCommerce → Bestellingen.
2. Klik op Terugbetalen.
3. Vul het bedrag in en kies Terugbetalen via WooPayments.
4. Bevestig. Het bedrag wordt automatisch via Stripe teruggestort.

7. Productfoto vervangen

Wil je een productfoto vervangen (bijvoorbeeld omdat de huidige een watermerk heeft):

1. Open het product zoals beschreven in stap 3.
2. Klik aan de rechterkant onder Productafbeelding op het kruisje rechtsboven van de huidige foto om hem te verwijderen.
3. Klik op Productafbeelding instellen.
4. Sleep de nieuwe foto in het mediabestand of klik op Bestanden selecteren en kies de foto van je computer.
5. Klik op Instellen als productafbeelding.
6. Klik op Bijwerken rechtsboven.

8. Tips en aandachtspunten

Goed om wekelijks te doen

• Bestellijst checken en orders verwerken (ten minste dagelijks).
• Voorraad bijhouden: zet producten die op zijn op Uitverkocht.
• Eventuele klantvragen via info@veggiesweetshop.nl beantwoorden.

Goed om maandelijks te doen

• WooPayments-uitbetalingen controleren tegen jullie bankafschriften.
• Statusrapportage van Melange Design bekijken (komt automatisch in jullie mail).
• Pagina's met seizoens-content bijwerken (bijvoorbeeld Halloween, Sinterklaas).

Goed om jaarlijks te doen

• Algemene voorwaarden en privacybeleid laten checken door een jurist.
• Productfoto's vernieuwen waar nodig.
• Prijsstelling herzien op basis van inkoopprijzen.

9. Trustpilot reviews beheren

Op de webshop staan sinds juni 2026 Trustpilot-widgets: een sterrenscore op de homepage, een carousel met de laatste reviews onderaan elke productpagina, en een brede trustbox in de footer. Hieronder lees je hoe je reviews bekijkt, hoe je reageert en hoe je de uitnodigingen aanpast.

Nieuwe reviews bekijken

1. Ga naar business.trustpilot.com en log in met het accountmailadres.
2. Klik in het linkermenu op Reviews. Hier zie je alle reviews, nieuw bovenaan.
3. Filter eventueel op aantal sterren of op datum om snel de belangrijkste reviews te vinden.

Reageren op een negatieve review

Een nette, snelle reactie op een negatieve review doet vaak meer goed dan de review zelf kwaad doet. Andere klanten lezen mee.

1. Open de review in het tabblad Reviews.
2. Klik op Reageren onder de review.
3. Bedank de klant voor de feedback, blijf vriendelijk en zakelijk, en bied een oplossing of vervolgstap aan.
4. Deel geen persoonlijke of ordergegevens in een openbare reactie. Vraag de klant om verder contact via info@veggiesweetshop.nl.
5. Plaats de reactie. Die is daarna direct openbaar zichtbaar bij de review.

Klopt een review echt niet (spam of een verwisseling met een ander bedrijf), dan kun je hem rapporteren via de knop Rapporteren bij de review. Trustpilot beoordeelt dat dan.

Timing van de review-uitnodiging aanpassen

Op het huidige Free Starter-plan stuur je uitnodigingen handmatig (maximaal 50 per maand) of via de Review Collector. Een automatische uitnodiging een vast aantal dagen na de bestelling hoort bij een betaald plan.

1. Ga in het Business panel naar Get reviews of Uitnodigingen.
2. Hier pas je de e-mailtemplate en het onderwerp aan, bijvoorbeeld: Hoe smaakten jullie veggie-snoepjes?
3. Op een betaald plan stel je bij de Automatic Feedback Service de vertraging in, bijvoorbeeld 7 dagen na een afgeronde bestelling.

Vragen over de instellingen of een upgrade naar automatische uitnodigingen? Neem contact op met Melange Design.

10. Contact bij vragen

Voor technische vragen, problemen of nieuwe wensen kunnen jullie altijd contact opnemen met Melange Design:

• E-mail: info@melange-design.nl
• Telefoon: +31 6 81150687
• Reactietijd: doorgaans dezelfde werkdag, uiterlijk binnen 24 uur.

Het abonnement omvat hosting, security, updates, back-ups, prioriteit-support en 30 minuten kleine aanpassingen per maand. Aanvullende werkzaamheden worden in overleg uitgevoerd tegen het uurtarief volgens het Service Level Agreement.